Financiële, Administratieve, bestuurlijke ondersteuning

Specificatie werkzaamheden VvE Beheer in Rotterdam

A1. Financiële werkzaamheden:

  1. Het voeren van de boekhouding (financiële administratie) van de vereniging.
  2. Het incasseren en administreren van de door de leden verschuldigde bijdrage(n).
  3. Het signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betaling van deze bijdrage(n) en het zo nodig (doen) nemen van rechtsmaatregelen tegen wanbetalers.
  4. Het beheren en administreren van de ten name van de vereniging staande bankrekening(en), inclusief het beheer van de reservegelden.
  5. Het namens de vereniging, ten laste van de bankrekening van de vereniging, betalen van alle voor rekening van de vereniging komende gemeenschappelijke kosten en lasten en de administratieve verwerking van de nota’s dienaangaande.
  6. Het vervaardigen van de jaarstukken van de vereniging over het verstreken boekjaar, bestaande uit de exploitatierekening en de balans per ultimo van het betreffende boekjaar, aangevende het overzicht van activa en passiva.
  7. Het toezenden of ter hand stellen van de jaarstukken aan de kascontrolecommissie en het desgevraagd verstrekken van nadere informatie dienaangaande.
  8. Het begeleiden van overige aanwezige commissies en hen desgevraagd verstrekken van voor hun relevante informatie.
  9. Het eventueel verrekenen van het voordelig/nadelig exploitatiesaldo met de betrokken leden.
  10. Het afhandelen van eventuele vorderingen van de VvE op derden.

A2. Administratieve werkzaamheden:

  1. Het bijhouden van de ledenadministratie.
  2. Het verwerken van de mutatie tijdens een eigendomsoverdracht appartement door een lid. € 75,00 excl. btw aan het oude en nieuwe lid in rekening gebracht worden.
    De werkzaamheden zullen o.a. bestaan uit:
    – De mutatie verwerken in de VvE-administratie.
    – Het aan de notaris rapporteren van de juiste bijdrage en de eventuele achterstand in bijdrage.
    – Het intrekken van de machtiging tot automatische incasso.
    – Bij een incassozaak overleg voeren met het incasso-intermediair voor een versnelde procedure.
    – Het verstrekken aan nieuwe leden van allerhande informatie betreffende de VvE over de notulen, begroting, jaarstukken e.d.
  3. Het schriftelijk verwelkomen en informeren van nieuwe leden over de voor hen van belang zijnde zaken, zoals samenstelling en bereikbaarheid van het bestuur, toezending van laatste jaarstukken, laatste notulen, lopende begroting, reglementen, mogelijkheden van extra diensten etc.
  4. Het verzorgen van de correspondentie, t.b.v. de algemene ledenvergadering, van de vereniging met de leden en derden.
  5. Het (eventueel) verzorgen van de naamplaatjes voor de nieuwe leden in overleg met deze leden. De kosten voor vervaardiging naamplaatjes worden ten laste van de vereniging gebracht.
  6. Het voeren van het sleutelbeheer van de algemene ruimtes.
  7. Het aanschrijven van eigenaren en/of gebruikers die handelen in strijd met de Splitsingsakte, het Splitsingsreglement, het Huishoudelijk Reglement en de besluiten van de vergadering. E.e.a. in overleg met het bestuur.
  8. Het adviseren van de vergadering inzake te treffen maatregelen tegen eventuele overtredingen van geldende regels en besluiten door eigenaars/gebruikers.
  9. De archivering van alle bij de overeenkomst behorende stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.
  10. Het zorgdragen voor het voldoende verzekerd houden van het pand.
  11. Het behandelen van schadeaangelegenheden welke onder de dekking van de door de vereniging gesloten verzekeringspolis(sen) vallen. Bij grote schades van meer dan € 5.000,00 of stelselmatig          terugkerende schadegevallen, bijvoorbeeld wegens vandalisme, zal (in overleg) een aanvullende vergoeding worden berekend voor de extra werkzaamheden van de administratief beheerder indien deze niet door de verzekering betaald worden
  12. Het vervaardigen van stookkostenafrekeningen indien er een collectieve verwarmings- en/of warmwaterinstallatie aanwezig is, zal aanvullend berekend worden.
  13. Het jaarlijks vervaardigen, in overleg met de (vice)voorzitter, van een conceptbegroting van de kosten en opbrengsten van de vereniging voor het komende boekjaar en het berekenen van de daaruit voortvloeiende door de leden verschuldigde bijdrage(n).
  14. Het signalen van afwijkingen van werkelijke uitgaven ten opzichte van de begrootte uitgaven.
  15. Het desgewenst aanleveren van halfjaarcijfers aan het bestuur en/of kascontrolecommissie.

A3. Bestuurlijke ondersteunende werkzaamheden:

  1. Het in overleg met de voorzitter en/of plaatsvervangend voorzitter organiseren, convoceren en bijwonen van de jaarlijks te houden Algemene Ledenvergadering van de vereniging, het verzorgen van volmachten ten behoeve van leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen.
  2. Tijdig verspreiden oproep vergadering bestaande uit de uitnodiging, conceptagenda, notulen, volmachtformulier, exploitatieberekening, balans, begroting komend boekjaar, definitieve voorschotbedragen boekjaar per appartementsrecht, overzicht nieuwe voorschotbedragen per appartementsrecht gebaseerd op de begroting.
  3. Het doen uitvoeren van de administratieve werkzaamheden die verband houden met de door de ledenvergadering genomen besluiten.
  4. Het door ALV aangenomen wijzigingen huishoudelijk reglement doorvoeren.
  5. Het zorgen voor een afdoende afhandeling geschillen de VvE aangaande.
  6. Het 2x per jaar bijwonen van een bestuursvergadering.
  7. Het zonodig (laten) aanpassen van de inschrijving VVE bij de Kamer van Koophandel bij wisselingen van bestuursleden.

Bij het bovenstaande pakket wordt ervan uitgegaan dat jaarlijks één Algemene LedenVergadering wordt gehouden, uiterlijk in de maand Juni. Verder is inbegrepen dat maximaal twee maal per jaar overleg (overdag) gepleegd wordt met het bestuur over onze werkzaamheden waarvan (op verzoek) een agenda/verslag zal worden vervaardigd.

Voor zover meerdere ledenvergaderingen of besprekingen binnen een kalenderjaar worden gehouden, waarbij onze aanwezigheid en notulering verlangd wordt, worden hiervoor de werkelijke kosten, inclusief de voorbereiding, verzending en aanwezigheid, in rekening gebracht op basis van nacalculatie.